Le CHU de Dijon réduit ses coûts d'affranchissement

Contexte

Le CHU de Dijon a souhaité faire un audit de la fonction courrier à partir de 2009. Le CHU se prépare alors au regroupement de ses différentes activités sur un site unique : le Bocage Central. Il s’agit d’un grand bouleversement géographique, logistique et humain qui donne l’occasion de travailler sur de nouvelles méthodes de travail. C’est le cas en particulier pour le service courrier qui déménage dans de nouveaux locaux sur un site différent et adopte un nouveau fonctionnement.
L’idée d’un audit de la « fonction courrier » au sens large, de la personne adressant le courrier jusqu’à La Poste, émerge donc à cette période. Dans cette optique, il apparaissait pertinent de réaliser un audit de la gestion des courriers sur le flux entrant, sortant et circulant. Le CHU de Dijon a alors lancé en 2012 un marché subséquent et a retenu la société Docapost Conseil.

Enjeux

- Rechercher l’optimisation budgétaire

- Réduire les coûts d’affranchissement

- Apporter une organisation nouvelle de la « fonction courrier »

- Améliorer la qualité globale de la « fonction courrier » (délais de traitement, suivi et pilotage, outils de traçabilité)

- Proposer un plan d’organisation du futur local courrier

Bilan de l'opération

Concernant l’optimisation des activités courrier sans impact sur les métiers (phase 1), il s’agit d’agir sur le coût d’affranchissement des flux sortants, l’automatisation des flux de colis recommandés, l’imputation de l’affranchissement par pôle fonctionnel, la généralisation des points courriers et l’aménagement du nouveau local courrier.